Организация бизнес-конференции ХАКАТОН’S на 600 человек

Я участвовала в организации бизнес-конференции ХАКАТОН’S в Москве: основного события на 600 человек 2 октября и VIP-дня 3 октября, где для 100 участников был организован более камерный формат с нетворкингом.

Моя работа была связана с координацией большого количества процессов до мероприятия и во время подготовки. Я вела коммуникацию со спикерами, хедлайнерами, партнёрами, артистами и ведущими, собирала от них всю необходимую информацию, передавала материалы дизайнеру и следила за тем, чтобы в рекламе, на сайте, в социальных сетях, карточках и презентациях были корректные данные.

Контролировала подготовку визуальных и информационных материалов: собирала структуру для презентаций, передавала данные и вводные дизайнеру, проверяла, чтобы всё было собрано вовремя и соответствовало логике мероприятия. Также следила за тем, чтобы ключевые задачи со стороны главного организатора были выполнены и ничего не потерялось в процессе подготовки.

Для обоих дней я прописывала сценарий и тайминг: продумывала последовательность блоков, помогала собрать ход программы, передавала сценарии ведущим двух сцен — малого и практического зала. Важно было, чтобы у каждого участника команды было понимание, что происходит, когда и кто за что отвечает.

Также я работала с музыкальной и сценической частью: коммуницировала с диджеями и артистами, передавала им видео, звуки, песни и другие материалы для выступлений. Это помогало собрать мероприятие в единую систему, где контент, сцена, музыка, спикеры и визуальная часть работают не отдельно друг от друга, а как один живой механизм.

Этот проект стал для меня большим опытом в event-management: здесь были скорость, многозадачность, ответственность, постоянная коммуникация и очень много невидимой организационной работы, без которой большое событие просто не может пройти гладко.

Особенно напряжённой стала ночь перед мероприятием: из-за задержки вылета главных хедлайнеров было необходимо срочно пересобирать тайминг, сценарий, материалы и презентации. Нужно было быстро адаптировать программу, проверить, чтобы все блоки стояли в правильном порядке, и передать обновления команде.

Также в ночь перед конференцией появились новые спикеры, поэтому нужно было оперативно собрать их презентации, добавить материалы в общую структуру и убедиться, что всё корректно отображается и готово к показу.

В том числе я вела коммуникацию с одним из хедлайнеров, который открывал мероприятие: координировала его приезд, вызывала такси и следила, чтобы он вовремя оказался на площадке. Это был момент, где особенно важно было сохранять спокойствие, быстро принимать решения и не терять контроль над деталями.